Custom Template für Kundenverwaltung: In zehn Minuten selbst gebaut
Vorgefertigte Templates sind bequem, aber Felder passen nicht ganz zu Ihrem Business. Selbst ein Custom Template erstellen kostet wenig Zeit und kann immer genutzt werden. Schlüssel: zuerst Workflow klar denken, dann bauen.
Bevor Sie ein Template bauen, nehmen Sie ein Blatt
Bevor Sie ein Template bauen, nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen den gesamten Prozess von der ersten Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Kunden bis zur Service-Erledigung. Was ist der erste Schritt? Wie findet der Kunde Sie? Was müssen Sie beim ersten Gespräch aufzeichnen? Welche Daten tracken Sie nach der formalen Zusammenarbeit? Diese Schritte klargestellt, wissen Sie, welche Felder das Template braucht. Dieser Schritt kostet zehn bis fünfzehn Minuten, aber bestimmt, ob das Template nützlich wird. Nicht sofort Template bauen - zuerst Prozess klar denken. Viele machen einen Fehler beim Template-Design: zu viele Felder. Sie denken, alle möglichen Informationen sollten ein Feld haben, und erstellen eine überlange Form. Ergebnis: im Alltag nutzen Sie nur ein Drittel der Felder. Die ungenutzten Felder kosten Zeit und erzeugen psychologische Belastung jedes Mal beim Ausfüllen. Gute Templates sollten lean sein - nur Felder, die Sie im Alltag wirklich nutzen und wiederbeziehen. Wenn ein Feld ein Monat lang nicht ausgefüllt wurde, ist es für Sie nicht notwendig - erwägen, es zu entfernen.
Template-Felder in drei Gruppen aufteilen: notwendig,
Template-Felder in drei Gruppen aufteilen: notwendig, empfohlen, optional. Notwendig sind Basis-Infos ohne die Sie nicht arbeiten können - Kundenname, Kontaktdaten, Service-Typ. Empfohlen sind einmal eingeben aber nützlich - Kundenquelle, Erst-Bedarfsbeschreibung. Optional sind Bonus-Infos - Kundengeburtstag, persönliche Präferenz-Notizen. So können Sie schnell notwendige Felder ausfüllen und starten, und optional Inhalte bei Zeit ergänzen - nicht jedes Mal alles vollstauen.
Sie möglicherweise mehrere verschiedene Business-Typen
Sie möglicherweise mehrere verschiedene Business-Typen gleichzeitig haben - nicht ein Template für alles. Zum Beispiel langfristige Einzelberatung und einmalige Kurz-Evaluation brauchen ganz unterschiedliche Felder. Für jeden Szenario ein separates Template erstellen - neuer Kunde, passendes Template auswählen. OfflineLog unterstützt Multi-Template-Switch - Sie können für verschiedene Business-Lines frei konfigurieren. Templates können Felder überlappen, aber Gesamtstruktur unterschiedlich. Szenario detailierter = Template nützlicher.
Nach ein bis zwei Monaten unbedingt Review machen
Nach ein bis zwei Monaten unbedingt Review machen. Welche Felder fühlen Sie natürlich aus? Welche skippen Sie? Gibt es Info, die Sie regelmäßig in Notizen ergänzen und die ein offizielles Feld werden sollte? Nutzungserfahrung notieren und zehn Minuten Template anpassen. Manche haben Bedenken, ob Template-Änderung bestände Kunden-Daten beeinträchtigt - keine Sorge. Template ist für neue Kunden Input-Wizard, Änderungen betreffen nicht bereits gespeicherte Daten. Template ist Ihr Tool - flexibel ist besser.