Kommunikationsprotokoll: Was Sie mit Kunden besprochen haben
Mit sieben oder acht Kunden gleichzeitig kommunizieren - das Gedächtnis beginnt zu kämpfen. Wer sagte blau, wer sagte nicht blau? Ein Kommunikationsprotokoll hilft, Details zu fixieren und bei Uneinigkeit Klärung zu schaffen.
Viele Selbständige finden Kommunikations-Logs lästig -
Viele Selbständige finden Kommunikations-Logs lästig - "Ich erinnere mich, was besprochen wurde." Aber mit sieben oder acht Kunden gleichzeitig kommunizieren, und das Gedächtnis beginnt zu kämpfen. Wer wollte blau, wer nicht? Wer letzte Woche Verschiebung, wer diese Woche früher? Diese Details verwechseln führt zu peinlichen Folgen - Herr Wangs Bedarf als Frau Lis eingetragen, letzte Woche Discussion überschreibt letzten Monat Vereinbarung. Kommunikations-Log braucht nicht jedes Wort. Kern drei Punkte: wer initiierte die Kommunikation, was war der Key-Inhalt (Bedarf und Entscheidung, nicht Smalltalk), entstand ein neuer Task? Manchmal erwähnt ein Kunde in Smalltalk eine wichtige Info wie "nächstes Quartal vielleicht Business auszuweiten" - solche auch wert zu notieren. Beurteilungsstandard einfach: diese Info hilft für zukünftige Service? Ja = notieren, nein = lassen.
Nicht während Kommunikation gleichzeitig notieren -
Nicht während Kommunikation gleichzeitig notieren - das beeinträchtigt Gesprächs-Qualität. Nach Gespräch sofort notieren, während die Erinnerung frisch ist. Wenn in dem Moment unbequem, auf dem Handy ein paar Keywords eintippen, später am Computer ins System organisieren. Den gesamten Prozess in ein bis zwei Minuten halten, auf Dauer wird es sonst Belastung. Notizen sind Teil des Kommunikations-Abschluss, nicht extra Arbeit - so psychologisch leichter durchzuhalten.
Kommunikations-Log hat einen praktischen Wert: es
Kommunikations-Log hat einen praktischen Wert: es hilft Ihnen, Konflikte zu vermeiden. Wenn Kunde sagt "Sie hatten versprochen..." und Sie sich anders erinnern, die Notizen aufschlagen und prüfen. Nicht um mit Kunden Recht oder Unrecht zu diskutieren, sondern um Fakten zu klären. Meistens ist es Ihre eigene Memory-Bias oder Auslassungen, die Notizen korrigieren. Wenige Male tatsächlich Kunden-Memory-Bias - dann helfen Notizen, die Situation sanft zu erklaren. Nachweisbarkeit schützt beide Seiten.
Mit einem spezialisierten Kundenverwaltung-Tool ist es
Mit einem spezialisierten Kundenverwaltung-Tool ist es viel effizienter als ein Notizbuch. In OfflineLog sind Kommunikations-Log und Kunden-Akte verknüpft, ohne zwischen Dateien und Kunden zu wechseln. Datum-Markierung, automatische Sortierung, Suche bequem. Ein gutes Tool einzusetzen spart für Ihr zukünftiges Selbst massiv Such- und Erinnerungs-Zeit.