여전히 종이로 고객 정보를 기록하고 있나? 업그레이드가 필요하다
수기 노트로 고객 정보를 기록하는 것은 처음에는 괜찮지만 고객이 많아지면 찾을 수 없고, 백업할 수 없고, 검색할 수 없다. 종이에서 디지털 툴로 전환은 한 번에 모두 끝낼 필요가 없다. 부드럽게 바꾸는 방법이 있다.
수기 노트로 고객 정보를 기록하는 것은 처음에는 확실히 괜찮다
수기 노트로 고객 정보를 기록하는 것은 처음에는 확실히 괜찮다. 부팅할 필요 없이 펼쳐볼 수 있고 학습 장벽이 없다. 하지만 고객이 많아지면 고통이 시작된다. 하나의 정보를 찾으려면 반나절 페이지를 넘겨야 하고 노트를 잃어버리면 데이터가 전부 없어지고 백업할 수 없고 검색할 수 없고 알림을 받을 수 없다. 또 종이 기록은 매우 불안전하다. 노트를 데스크톱에 놓으면 누구나 펼쳐볼 수 있다. 이런 불편은 당신의 기억력이 나쁜 것이 아니라 툴이 부족한 것이다. 업그레이드를 고려할 때이다. 종이에서 디지털로 전환은 하루 만에 모두 이전할 필요가 없다. 새 고객은 새 시스템, 기존 고객은 점진적 이동 방식을 채택할 수 있다. 오늕부터 모든 새 고객의 정보는 직접 디지털 시스템에 입력하고 더 이상 노트에 기록하지 않는다. 기존 고객의 정보는 매일 15분을 내어 3~5명씩 이동하고 1~2주면 전부 끝난다. 이렇게 하면 압력이 크지 않고 일상 업무에도 영향이 없다. 핵심은 첫 걸음을 내딛는 것이다.
디지털화는 클라우드로 올리는 것과 같지 않다
디지털화는 클라우드로 올리는 것과 같지 않다. 고객 기록을 로컬 컴퓨터에 저장하고 전용 로컬 관리 소프트웨어로 유지하면 디지털의 편리함과 로컬의 안심감을 동시에 누릴 수 있다. 데이터는 자신의 하드디스크에 있고 제3자 서버를 통과하지 않는다. 프라이버시와 편리함이 모두 가능하다. 간단히 말하면 데이터를 디지털 방식으로 관리하지만 데이터는 자신의 손에 남겨두는 것이다.
디지털화 후 각 고객의 정보는 종이 노트보다 더 잘 구조화할 수 있다
디지털화 후 각 고객의 정보는 종이 노트보다 더 잘 구조화할 수 있다. 기본 정보 구역에는 연락처와 서비스 종류, 활동 기록 구역에는 대화와 서비스의 노트, 파일 구역에는 계약과 견적 등 부속 문서. 이 정보들은 한 고객 기록 페이지에서 전부 보여지고 이리저리 뒤질 필요가 없다. 구조가 명확해지면 각 고객의 상황에도 더 확신이 생긴다.
디지털화는 종이가 없는 특별한 능력이 있다
디지털화는 종이가 없는 특별한 능력이 있다. 복사이다. 데이터를 외장 하드디스크에 백업하고, 암호화 후 클라우드에 저장하고, 다른 컴퓨터에 동기화할 수 있다. 적어도 두 개 백업을 유지하자. 하나는 로컬 하나는 다른 장소. 이렇게 하면 컴퓨터가 고장 나더라도 고객 데이터가 없어지지 않다. 백업은 많은 시간이 걸리지 않지만 필요할 때 기뻐하게 될 것이다.