기본 템플릿이 맞지 않는다? 자신만의 템플릿을 10분 만에 만드는 방법
기본 템플릿은 편리하지만 항목이 내 업무에 완전히 맞지 않다. 자신만의 템플릿을 만드는 것은 시간이 많이 걸리지 않고 만들면 계속 사용할 수 있다. 먼저 내 업무 흐름을 생각한 후 만들자.
템플릿을 만들기 전에 먼저 종이를 꺼내어 잠재 고객 접수부터 서비스 완료까지 전 과정을 그려보자
템플릿을 만들기 전에 먼저 종이를 꺼내어 잠재 고객 접수부터 서비스 완료까지 전 과정을 그려보자. 첫 단계는 무엇인가? 고객이 어디에서 나를 찾았는가? 첫 대화에서 무엇을 기록해야 하는가? 공식 협력 후 어떤 데이터를 추적해야 하는가? 이 단계를 명확히 나열하면 템플릿에 포함해야 할 항목을 알 수 있다. 이 단계에 10~15분이 걸리지만 템플릿이 결국 좋은지 나쁜지를 결정한다. 템플릿을 만들 단계에 바로 뛰어들지 말자. 먼저 흐름을 생각하자. 많은 사람이 템플릿을 만들 때 한 가지 실수를 한다. 너무 많이 넣는 것이다. 모든 가능한 정보에 항목을 만들면 너무 긴 표가 되고 결과적으로 평소 1/3만 사용한다. 남은 항목은 시간을 낭비하고 매번 채울 때 심리 부담을 준다. 좋은 템플릿은 간결하게 일상 업무에서 실제로 사용하고 돌아보는 정보만 포함하자. 한 항목을 계속 한 달도 채우지 않았으면 필요하지 않다. 삭제를 고려하자.
템플릿 항목을 세 그룹으로 나누자
템플릿 항목을 세 그룹으로 나누자. 필수, 권장, 선택. 필수 항목은 무조건 필요한 기본 정보이다. 고객 이름, 연락처, 서비스 종류. 권장 항목은 한 번 채우면 매우 유용한 정보이다. 고객 출처 경로, 초기 요구 설명. 선택 항목은 있으면 좋은 정보이다. 고객 생일, 개인 선호 비고. 이렇게 나누면 필수 항목만 빠르게 채우고 작업을 시작할 수 있다. 나중에 다른 항목을 보충하면 된다. 매번 모든 항목을 꽉 채워야 하는 부담이 없다.
동시에 몇 가지 다른 종류의 업무를 할 수 있고 한 템플릿으로 모두 처리하면 안 된다
동시에 몇 가지 다른 종류의 업무를 할 수 있고 한 템플릿으로 모두 처리하면 안 된다. 예를 들어 일대일 장기 상담도 하고 일회성 단기 평가도 하면 이 두 가지 상황에서 기록해야 할 정보가 크게 다르다. 각 상황에 각각 템플릿을 준비하면 새 고객을 만들 때 해당 템플릿을 선택하면 된다. OfflineLog는 여러 템플릿 전환을 지원하여 내 업무 선에 따라 자유롭게 설정할 수 있다. 몇 개 템플릿 간에 항목이 겹칠 수 있지만 전체 구조는 다르다. 상황이 더 세분화되면 템플릿이 더 좋다.
1~2개월 사용 후 반드시 검토하자
1~2개월 사용 후 반드시 검토하자. 어떤 항목은 매번 자연스럽게 채우는가? 어떤 항목은 항상 건너뛰는가? 비고에 자주 임시로 보충하는 정보가 정식 항목으로 만들 수 있는가? 사용 경험을 기록하고 10분을 들여 템플릿을 조정하자. 템플릿을 수정하면 기존 고객의 데이터가 엉망되지 않을까 걱정하는 사람이 있다. 걱정하지 마라. 템플릿은 새 고객용 입력 도우미이다. 템플릿을 수정해도 이미 저장한 고객 데이터에 영향이 없다. 템플릿은 내 툴이고 유연하게 사용하는 것이 좋다.