顧客情報が散らばってる？こう整理すればもう迷わない
顧客情報がチャット履歴、連絡先、付箋、メールに分散。一つ見つけるのに何分も探す。情報は消えたんじゃなくて位置が散ってるだけ。簡単整理法で一箇所に集める。
まず現状把握：顧客情報は今どこにある
まず現状把握：顧客情報は今どこにある？チャットアプリ？電話帳？デスクトップ付箋？メール？手書きノート？大半の人は少なくとも3〜4の場所に分散していると気付く。だから探すのに時間かかる - - 消えたんじゃない、散ってるだけ。問題を認めるのが第一步。そして一箇所に集める決意。 顧客情報の「本部」を一つ選ぶ。専用管理アプリでも、整理されたフォルダ構造でもいいが、唯一の入口でなければならない。以後全部の顧客情報はここに集める - - 散らばらせない。半日使って既存情報を各角落から集めて投入。地味な作業だが一回限り。終われば楽。
各顧客が必要な項目はほぼ同じ：名前、連絡先、サービス種別、サービス周期、支払方法、特別要望、備考
各顧客が必要な項目はほぼ同じ：名前、連絡先、サービス種別、サービス周期、支払方法、特別要望、備考。各項目に固定位置を作る。新顧客追加時は順に埋めるだけ。テンプレートは複雑不要 - - 上記項目で十分。毎回埋める習慣が重要。
分類やラベルに時間かける人が多いが、実際一番使うのは検索
分類やラベルに時間かける人が多いが、実際一番使うのは検索。どのカテゴリにするか迷うより、検索が速いシステムを確保する方がいい。名前やキーワード入力で即結果。良いツールは全部検索機能付き。OfflineLog も高速検索対応、数文字入力で対象顧客に到達。検索を活用すれば分類にかけてた時間の大半が省ける。
顧客が電話番号変えた、要望が変わった、会社が変わった - - 記録は追従必要
顧客が電話番号変えた、要望が変わった、会社が変わった - - 記録は追従必要。季度に少し時間使って全顧客情報を見直し、古い内容を更新。時間かからないが正確性を維持。古い情報は無いより悪いことも - - 誤送信、誤発信、未連絡より気まずい。