Du papier au numérique : numeriser sa gestion clients
Le carnet de notes était parfait au début. Mais avec plus de clients, vous ne rétrouvéz plus rien, impossible de sauvegarder, impossible de rechercher. Passer au numérique ne se fait pas en un jour. Voici une méthode progrèssive pour ne rien perdre en route.
Le carnet papier a des qualités réelles au départ :
Le carnet papier a des qualités réelles au départ : pas besoin d'allumer un ordinateur, pas de courbe d'apprentissage. Mais dès que vos clients se multiplient, les limites deviennent penibles. Retrouver une information demande de feuilleter des dizaines de pages. Si vous perdez le carnet, tout est perdu. Pas de recherche, pas de sauvegarde, pas de rappel automatique. Et question confidentialité, un carnet pose sur un bureau est consultable par n'importe qui. Ces problèmes ne signifient pas que votre mémoire defaille, mais que votre outil a atteint ses limites. La transition vers le numérique ne doit pas se faire en une journée. Adoptez la stratégie du "nouveaux clients au numérique, anciens clients transfères progrèssivement". A partir d'aujourd'hui, toute nouvelle fiche client est saisie dans votre système numérique, plus rien sur papier. Pour les anciens, consacrez quinze minutes par jour a en transférer trois ou cinq. En deux semaines, la migration est terminée sans prèssion ni interruption de votre activité.
Numeriser ne signifie pas mettre dans le cloud
Numeriser ne signifie pas mettre dans le cloud. Vous pouvez tout a fait stocker vos données clients en local sur votre ordinateur, avec un logiciel dédie. Vous profitez des avantages du numérique (recherche, sauvegarde, structure) tout en gardant le contrôle de vos données. En résumé : numérique pour la gestion, local pour le stockage.
Le numérique permet une organisation bien supérieure
Le numérique permet une organisation bien supérieure au papier. Une zone pour les coordonnées et le type de prèstation, une zone pour l'historique des échanges, une zone pour les documents et devis. Toutes ces informations accèssibles dans une seule fiche client, sans feuilleter. Votre vue d'ensemble sur chaque client s'ameliore, et vous répondez plus vite a ses questions.
Le numérique possède un super-pouvoir que le papier
Le numérique possède un super-pouvoir que le papier n'a pas : la duplication. Vous pouvez sauvegarder vos données sur un disque externe, les chiffrer et les stocker ailleurs, ou les copier sur un autre appareil. Gardez au moins deux sauvegardes : une locale et une hors site. OfflineLog permet l'export chiffre de vos données, vous décidez ou placer la copie. Si votre ordinateur tombe en panne, vos données clients survivent. Cette précaution prend cinq minutes par semaine et vous sauve d'un désastre potentiel.