Notes après rendez-vous : ne plus jamais deviner
Après une séance vous notez deux phrases. Un mois plus tard, vous ne savez plus ce qui s'est passe. La différence entre une note utile et une note inutile se joue en quelques secondes. Voici la méthode pour écrire des notes que vous rélirez avec plaisir.
Après un rendez-vous, vous griffonnez : "Discute avec M
Après un rendez-vous, vous griffonnez : "Discute avec M. Bernard du projet, il a des idées, on a parle de la suite." Un mois plus tard, cette note ne vous dit rien. Qui devait faire quoi ? Quelle décision a été prise ? Mais si vous écrivez : "M. Bernard veut revoir la page d'accueil, proposer une version à deux colonnes, livrer un avant-projet pour mercredi, validation finale vendredi." Tout est clair. La différence se joue en dix secondes de plus. Après chaque échange client, que ce soit en personne, au téléphone ou par message, retenez trois choses. D'abord, ce que le client a exprimé de important : un besoin, un retour, une inquiétude. Ensuite, ce que vous avez promis : une action, une livraison, une échéance. Enfin, la prochaîne étape : qui attend quoi et quand. Ces trois points suffisent. Pas de détails superflus, juste l'essentiel avec une grande densité d'information. Quand vous rouvrirez cette note dans trois mois, ces trois lignes vous rameneront instantanément dans le contexte.
Un format fixe rend l'écriture plus rapide
Un format fixe rend l'écriture plus rapide. En haut, la date et le canal de communication. En dessous, trois lignes : besoin du client, mes engagéments, prochaîne étape. Toujours le même schema. Après quelques semaines, vous écrirez une note en trente secondes sans réfléchir. Le format uniforme facilité aussi la relecture : vos yeux savent où chercher chaque type d'information. Dans OfflineLog, les notes de communication sont reliées à la fiche client, datées et triées automatiquement.
La rapidité prime sur la perfection
La rapidité prime sur la perfection. Notez immédiatement après l'échange, pendant que les détails sont frais. Si vous attendez le soir ou le lendemain, la mémoire flotte et les nuances s'effacent. Fixez-vous une règle : aucun échange client n'est termine tant que la note n'est pas écrite. Meme si le client ramasse ses affaires, vous pouvez déjà ouvrir votre système et noter trois mots-cles. Affinez plus tard si besoin, mais les mots-cles sont là.
Ecrivez pour le vous de dans trois mois
Ecrivez pour le vous de dans trois mois. Si dans trois mois vous ouvrez cette note et que vous la comprenéz, c'est une bonne note. Evitez les abreviations que seul le vous d'aujourd'hui comprend. Dix secondes pour écrire un détail clair valent mieux que dix minutes a reconstruire le contexte plus tard.