Informations clients éparpillées : comment tout centraliser
Vos informations clients sont dispersées entre mails, messages, carnets et fichiers. Trouver une info prend un quart d'heure. Ce n'est pas que l'info est perdue, c'est qu'elle est partout et nulle part à la fois. Voici comment rassembler tout au même endroit.
Commencez par un diagnostic simple
Commencez par un diagnostic simple. Où sont vos informations clients en ce moment ? Dans votre boite mail ? Dans les messages d'un réseau social professionnel ? Sur des post-its colles a votre écran ? Dans un carnet que vous transportez partout ? La plupart des freelances découvrent que leurs données clients sont réparties sur au moins trois ou quatre supports différents. C'est exactement la raison pour laquelle vous mettez si longtemps a rétrouvér une information : elle n'est pas perdue, elle est dispersée. Choisissez un lieu unique comme quartier général de vos données clients. Cela peut être un logiciel dédie ou un dossier bien structure, mais il doit y avoir une seule porte d'entrée. Desormais, toute nouvelle information client va là, nulle part ailleurs. Une fois le lieu choisi, consacrez une demi-journée a rassembler les données existantes depuis tous les recoins où elles se trouvent. C'est un travail ennuyeux mais unique. Une fois fait, vous n'aurez plus jamais a le refaire.
Chaque client nécessité a peu près les mêmes champs
Chaque client nécessité a peu près les mêmes champs d'information : nom, coordonnées, type de prèstation, periodicité, modalités de facturation, besoins spécifiques, notes diverses. Creez un emplacement fixe pour chacun de ces champs. A chaque nouveau client, remplissez les champs comme on remplit un formulaire. Le modèle n'a pas besoin d'être complique, ces sept champs suffisent. L'important est de le faire systématiquement jusqu'à ce que cela devienne un réflexe.
Beaucoup de freelances passent du temps a élaborer des
Beaucoup de freelances passent du temps a élaborer des systèmes de catégories et de tags sophistiques. Mais en pratique, la fonction la plus utilisée resté la recherche. Plutot que de debattre pendant des heures sur la catégorie de chaque client, assûrez-vous que votre système permet une recherche rapide. Tapez un nom ou un mot-cle, trouvez la fiche aussitot. OfflineLog propose une recherche instantanée : quelques caractères suffisent a rétrouvér un client. Une fois la recherche opérationnelle, vous réaliserez que la moitie du temps passe au classement était superflu.
Les informations clients vieillissent
Les informations clients vieillissent. Un client change de numero, modifie ses besoins, change d'entreprise. Vos notes doivent suivre. Tous les trimestrès, accordez une heure a parcourir vos fiches et a actualiser les données obsolêtes. Les informations perimées sont parfois plus dangèreuses que l'absence d'information : un appel vers un ancien numero, un mail a une mauvaise adresse, c'est embarrassant et ça fait perdre du temps.