Seguimiento de clientes automatizado con toque humano
El seguimiento manual es agotador y se te olvidan personas. El seguimiento totalmente automatizado parece un trámite. Aquí tienes cómo golpear ese punto dulce.
El problema con el seguimiento automático es que suena
El problema con el seguimiento automático es que suena como si lo hubiera escrito un robot. "Hola, espero que lo estés haciendo bien, solo quería revisar cómo te va con...". El cliente lo borra en dos segundos. El seguimiento manual es genial pero te olvidas de hacerlo. La solución está en usar la automatización para el recordatorio, pero tú escribes el mensaje real. OfflineLog tiene recordatorios automáticos que te avisan que tienes que hacer un seguimiento, pero no envían el mensaje por ti. Esa es la clave. El sistema te dice "oye, hace dos semanas que no sabes de este cliente, deberías escribirle". Y entonces tú le escribes un mensaje real, con su nombre, mencionando algo de la última sesión. El cliente nota que es un ser humano escribiendo, no un algoritmo. Esa es la diferencia entre un seguimiento que funciona y uno que molesta.
El mejor momento para hacer un seguimiento no es "una
El mejor momento para hacer un seguimiento no es "una semana después". Es cuando algo recordatorio pase. "Hoy hace exactamente un mes que empezamos", "vi en las noticias algo que te puede interesar", "se me acaba de ocurrir una idea para tu proyecto". Esos son los momentos en los que el seguimiento se siente natural, no forzado. Un sistema que te ayuda a identificar esos momentos es mucho más valioso que uno que simplemente envía un correo automático cada siete días.
Otra cosa que funciona muy bien es el "seguimiento de
Otra cosa que funciona muy bien es el "seguimiento de valor añadido". No llames para preguntar "¿cómo te va?". Llama para decir "he estado pensando en tu proyecto y se me ha ocurrido esto". Eso es un seguimiento que el cliente agradece. No le estás robando tiempo, le estás dando algo. Y para eso necesitas haber anotado las cosas que se te ocurren sobre el proyecto entre sesiones. Llevar un "cuaderno de ideas sueltas" para cada cliente es una técnica que parece tonta pero que funciona de maravilla.
Para los que tienen miedo de "molestar", aquí tienes
Para los que tienen miedo de "molestar", aquí tienes una regla: si en el último seguimiento el cliente respondió, está bien hacer otro. Si no respondió, espera el doble de tiempo. Y si después de tres intentos no hay respuesta, el cliente probablemente no está interesado en este momento. Déjalo en tu sistema, y dentro de seis meses haz un último intento. A veces el timing no era el correcto la primera vez. La paciencia en el seguimiento a veces se paga.
En resumen, la organización no es un proyecto que se
En resumen, la organización no es un proyecto que se termina, es un hábito que se mantiene. Pero los primeros pasos son los más difíciles. Una vez que tienes los clientes actuales centralizados y una rutina para los nuevos, la sensación de alivio es inmediata. Ya no pierdes tiempo buscando. Ya no tienes miedo de que un cliente te pregunte algo y no sepas dónde está la información. Y lo mejor: cuando un cliente ve que tienes todo bajo control, su confianza en ti se dispara.
Para terminar, una nota importante: la organización no
Para terminar, una nota importante: la organización no es un destino, es un hábito que se mantiene día tras día. Lo que hoy te puede parecer una pérdida de tiempo en configurar tu sistema de gestión, mañana se convertirá en la diferencia entre un día estresante y un día en el que lo tienes todo bajo control. No subestimes el valor de empezar hoy, aunque sea con solo tres clientes, aunque sea con una sola plantilla. El mejor momento para empezar fue hace un año. El segundo mejor momento es hoy mismo.
Un truco que funciona especialmente bien es programar
Un truco que funciona especialmente bien es programar los seguimientos para que coincidan con fechas significativas para el cliente. Si sabes que tu cliente lanzo su negocio en marzo, un seguimiento en septiembre preguntando como van las cosas a los seis meses es mucho mas poderoso que un mensaje generico cada treinta dias. El cliente nota que te has acordado de algo importante para el, y eso crea una conexion que ningun mensaje automatico puede igualar. La automatizacion te ayuda a no olvidar la fecha. El toque humano lo pones tu al escribir el mensaje. Esa combinacion es imbatible.Y si estás leyendo esto y aún no has empezado a organizar tus datos de clientes, no te sientas mal. La mayoría de los profesionales autónomos empiezan con el caos y solo lo organizan cuando el caos se vuelve insoportable. Pero entre esos dos momentos hay una brecha enorme de eficiencia perdida, de clientes que se te han escapado, de oportunidades que no has aprovechado por no tener la información a mano. No dejes que eso siga pasando. Haz el cambio hoy y en un mes estarás escribiendo para darte las gracias.
Y recuerda siempre que el sistema que elijas tiene que
Y recuerda siempre que el sistema que elijas tiene que funcionar para ti, no al revés. Si te encuentras pasando más tiempo gestionando el software que gestionando a tus clientes, algo estás haciendo mal. Un buen software de gestión es aquel que se note cuando lo usas y que se note cuando no estás.